Что спросить у event-агентства перед заказом
Вадим Коробков — ведущий мероприятий
Выбор event-агентства напоминает выбор хирурга: вы не разбираетесь в деталях, отдаёте себя в чужие руки, а результат увидите только тогда, когда что-то уже нельзя переделать. С той лишь разницей, что после неудачной операции хотя бы не приходится смотреть в глаза трёмстам сотрудникам, которые весь вечер маялись под чужую самодеятельность.
Я работаю с агентствами с двух сторон — и как ведущий, которого они нанимают, и как человек, к которому потом приходят заказчики со словами «в прошлый раз агентство нас подвело, давайте вы всё возьмёте на себя». Так что я примерно представляю, где агентства спотыкаются и какие вопросы вскрывают это ещё на берегу. Делюсь.
Вопрос первый: покажите похожие проекты, а не красивые
Любое агентство пришлёт вам сияющее портфолио с гала-ужинами на яхтах. Проблема в том, что вам, скорее всего, нужна не яхта, а конференция на двести человек с деловой частью и award-церемонией. Или новогодний корпоратив на полтораста сотрудников с ограниченным бюджетом.
Просите показать проекты, похожие на ваш по формату, масштабу и деньгам. Агентство, которое гениально делает свадьбы миллиардеров, может растеряться на строгом бизнес-форуме, где нельзя ни одной лишней блёстки. И наоборот. Универсалов, которые одинаково хороши во всём, меньше, чем кажется по сайтам.
И отдельно спросите: а что-нибудь у вас шло не по плану? Как выкручивались? Агентство, у которого «всегда всё идеально», либо врёт, либо работает без году неделю. Мне гораздо спокойнее с теми, кто может честно рассказать про сорвавшегося спикера, потоп на площадке или опоздавший кейтеринг — и что они с этим сделали. Умение действовать, когда всё пошло не так, — это и есть главная компетенция в нашем деле.
Вопрос второй: кто конкретно будет вести мой проект
Красивая презентация вам понравилась, договор подписан. А работать с вами будет не тот харизматичный человек с встречи, а младший менеджер Настя, для которой ваш проект — восемнадцатый в этом месяце.
Спросите прямо: кто мой проектный менеджер, сколько проектов он ведёт параллельно и будет ли он на площадке в день мероприятия. Последнее особенно важно. Есть агентства, где менеджер в день события сидит в офисе, а на площадке — координатор, который вашу историю знает по переписке. Хорошо, когда человек, с которым вы всё обсуждали, физически присутствует и держит руку на пульсе.
Заодно узнайте, как быстро вам будут отвечать и по каким каналам. Если на этапе продаж вам отвечают через день, то в разгар подготовки, когда вопросы горят, вы поседеете.
Вопрос третий: что именно входит в смету, а что «плюсом»
Вот где живут все конфликты. Смета выглядит понятной, вы её согласовали, а потом всплывают доплаты: за монтаж, за демонтаж, за переработку персонала после полуночи, за «дополнительный час репетиции». По отдельности мелочи, в сумме — заметная строка.
Требуйте детализацию. Не «оформление — столько-то», а из чего это оформление состоит. Не «техническое обеспечение», а какие микрофоны, сколько, с резервом или без. Спросите прямым текстом: что из вероятного НЕ входит в эту цену? Хорошее агентство ответит честно, потому что для него ваш испуг от финального счёта — это тоже плохо: вы больше не вернётесь и никому их не порекомендуете.
И уточните про подрядчиков. Многое агентство не делает само, а нанимает: свет, звук, кейтеринг, артистов, ведущего. Это нормально. Ненормально — когда вы узнаёте об этом в день мероприятия. Спросите, кто из ключевых исполнителей штатный, а кто привлечённый, и можно ли с ними познакомиться заранее.
Вопрос четвёртый: а с ведущим я могу поговорить до события
Раз уж я ведущий, скажу про свой цех то, чего агентства иногда не афишируют. Бывает, что ведущего вам подбирают по остаточному принципу — «у нас есть человек, он проведёт». И вы знакомитесь с ним за кулисами за десять минут до начала.
Это плохая практика. Ведущий — лицо вашего мероприятия, человек, который несколько часов будет говорить от имени вашей компании. Вы имеете полное право до заказа посмотреть его в работе (видео, а лучше живьём), поговорить, понять, попадает ли он в тон вашей культуры. Слишком развязный ведущий убьёт строгий деловой вечер, слишком пресный — усыпит корпоратив.
Если агентство юлит и не даёт выйти на конкретного ведущего до подписания — это флажок. Хорошее агентство, наоборот, гордится своими ведущими и с удовольствием их показывает.
Вопрос пятый: что будет, если что-то пойдёт не так
Спросите про запасные планы. Что если спикер опоздает? Если пойдёт дождь на уличной части? Если техника откажет? Если гостей придёт на треть больше заявленного? Вам не нужны идеальные ответы на каждый сценарий — вам нужно понять, думают ли эти люди о рисках вообще или живут в мире, где всё всегда идёт по плану.
И обязательно проговорите договор и ответственность. Что фиксируется письменно, какие штрафы за срыв с их стороны, что с предоплатой, если событие отменится. Романтика на этапе флирта, а бумаги — на этапе брака. Скучно, но именно бумаги спасают, когда романтика заканчивается.
Когда агентство вам вообще не нужно
Раз уж я обещал честность. Не под каждое мероприятие нужно агентство.
Если у вас деловой завтрак на двадцать человек, камерная встреча с ключевыми клиентами или небольшая внутренняя церемония, — вы, скорее всего, справитесь силами своего офис-менеджера, хорошей площадки и, при необходимости, отдельно нанятого ведущего или модератора. Агентство здесь — лишняя наценка за то, что вы и сами прекрасно скоординируете.
Агентство оправдывает себя, когда проект сложный: много подрядчиков, большая площадка, серьёзный масштаб, жёсткие сроки и никого внутри компании, кто мог бы это тянуть, не бросив основную работу. Вот тогда вы платите не за красивые слова, а за то, что кто-то другой держит в голове две сотни деталей, пока вы занимаетесь своим делом.
Простой критерий: если, читая этот текст, вы поняли, что все эти вопросы можете закрыть сами, — вам, возможно, нужны отдельные исполнители, а не агентство целиком. А если от одного списка вопросов уже стало тревожно — значит, вам как раз нужны те, кто на них ответит не задумываясь. Такие есть. Просто не поленитесь их про это спросить до того, как отдадите деньги.
Выбор event-агентства напоминает выбор хирурга: вы не разбираетесь в деталях, отдаёте себя в чужие руки, а результат увидите только тогда, когда что-то уже нельзя переделать. С той лишь разницей, что после неудачной операции хотя бы не приходится смотреть в глаза трёмстам сотрудникам, которые весь вечер маялись под чужую самодеятельность.
Я работаю с агентствами с двух сторон — и как ведущий, которого они нанимают, и как человек, к которому потом приходят заказчики со словами «в прошлый раз агентство нас подвело, давайте вы всё возьмёте на себя». Так что я примерно представляю, где агентства спотыкаются и какие вопросы вскрывают это ещё на берегу. Делюсь.
Вопрос первый: покажите похожие проекты, а не красивые
Любое агентство пришлёт вам сияющее портфолио с гала-ужинами на яхтах. Проблема в том, что вам, скорее всего, нужна не яхта, а конференция на двести человек с деловой частью и award-церемонией. Или новогодний корпоратив на полтораста сотрудников с ограниченным бюджетом.
Просите показать проекты, похожие на ваш по формату, масштабу и деньгам. Агентство, которое гениально делает свадьбы миллиардеров, может растеряться на строгом бизнес-форуме, где нельзя ни одной лишней блёстки. И наоборот. Универсалов, которые одинаково хороши во всём, меньше, чем кажется по сайтам.
И отдельно спросите: а что-нибудь у вас шло не по плану? Как выкручивались? Агентство, у которого «всегда всё идеально», либо врёт, либо работает без году неделю. Мне гораздо спокойнее с теми, кто может честно рассказать про сорвавшегося спикера, потоп на площадке или опоздавший кейтеринг — и что они с этим сделали. Умение действовать, когда всё пошло не так, — это и есть главная компетенция в нашем деле.
Вопрос второй: кто конкретно будет вести мой проект
Красивая презентация вам понравилась, договор подписан. А работать с вами будет не тот харизматичный человек с встречи, а младший менеджер Настя, для которой ваш проект — восемнадцатый в этом месяце.
Спросите прямо: кто мой проектный менеджер, сколько проектов он ведёт параллельно и будет ли он на площадке в день мероприятия. Последнее особенно важно. Есть агентства, где менеджер в день события сидит в офисе, а на площадке — координатор, который вашу историю знает по переписке. Хорошо, когда человек, с которым вы всё обсуждали, физически присутствует и держит руку на пульсе.
Заодно узнайте, как быстро вам будут отвечать и по каким каналам. Если на этапе продаж вам отвечают через день, то в разгар подготовки, когда вопросы горят, вы поседеете.
Вопрос третий: что именно входит в смету, а что «плюсом»
Вот где живут все конфликты. Смета выглядит понятной, вы её согласовали, а потом всплывают доплаты: за монтаж, за демонтаж, за переработку персонала после полуночи, за «дополнительный час репетиции». По отдельности мелочи, в сумме — заметная строка.
Требуйте детализацию. Не «оформление — столько-то», а из чего это оформление состоит. Не «техническое обеспечение», а какие микрофоны, сколько, с резервом или без. Спросите прямым текстом: что из вероятного НЕ входит в эту цену? Хорошее агентство ответит честно, потому что для него ваш испуг от финального счёта — это тоже плохо: вы больше не вернётесь и никому их не порекомендуете.
И уточните про подрядчиков. Многое агентство не делает само, а нанимает: свет, звук, кейтеринг, артистов, ведущего. Это нормально. Ненормально — когда вы узнаёте об этом в день мероприятия. Спросите, кто из ключевых исполнителей штатный, а кто привлечённый, и можно ли с ними познакомиться заранее.
Вопрос четвёртый: а с ведущим я могу поговорить до события
Раз уж я ведущий, скажу про свой цех то, чего агентства иногда не афишируют. Бывает, что ведущего вам подбирают по остаточному принципу — «у нас есть человек, он проведёт». И вы знакомитесь с ним за кулисами за десять минут до начала.
Это плохая практика. Ведущий — лицо вашего мероприятия, человек, который несколько часов будет говорить от имени вашей компании. Вы имеете полное право до заказа посмотреть его в работе (видео, а лучше живьём), поговорить, понять, попадает ли он в тон вашей культуры. Слишком развязный ведущий убьёт строгий деловой вечер, слишком пресный — усыпит корпоратив.
Если агентство юлит и не даёт выйти на конкретного ведущего до подписания — это флажок. Хорошее агентство, наоборот, гордится своими ведущими и с удовольствием их показывает.
Вопрос пятый: что будет, если что-то пойдёт не так
Спросите про запасные планы. Что если спикер опоздает? Если пойдёт дождь на уличной части? Если техника откажет? Если гостей придёт на треть больше заявленного? Вам не нужны идеальные ответы на каждый сценарий — вам нужно понять, думают ли эти люди о рисках вообще или живут в мире, где всё всегда идёт по плану.
И обязательно проговорите договор и ответственность. Что фиксируется письменно, какие штрафы за срыв с их стороны, что с предоплатой, если событие отменится. Романтика на этапе флирта, а бумаги — на этапе брака. Скучно, но именно бумаги спасают, когда романтика заканчивается.
Когда агентство вам вообще не нужно
Раз уж я обещал честность. Не под каждое мероприятие нужно агентство.
Если у вас деловой завтрак на двадцать человек, камерная встреча с ключевыми клиентами или небольшая внутренняя церемония, — вы, скорее всего, справитесь силами своего офис-менеджера, хорошей площадки и, при необходимости, отдельно нанятого ведущего или модератора. Агентство здесь — лишняя наценка за то, что вы и сами прекрасно скоординируете.
Агентство оправдывает себя, когда проект сложный: много подрядчиков, большая площадка, серьёзный масштаб, жёсткие сроки и никого внутри компании, кто мог бы это тянуть, не бросив основную работу. Вот тогда вы платите не за красивые слова, а за то, что кто-то другой держит в голове две сотни деталей, пока вы занимаетесь своим делом.
Простой критерий: если, читая этот текст, вы поняли, что все эти вопросы можете закрыть сами, — вам, возможно, нужны отдельные исполнители, а не агентство целиком. А если от одного списка вопросов уже стало тревожно — значит, вам как раз нужны те, кто на них ответит не задумываясь. Такие есть. Просто не поленитесь их про это спросить до того, как отдадите деньги.